Du học Singapore: Thành lập công ty tại Singapore thủ tục và quy trình

Các loại hình công ty người nước ngoài được mở tại Singapore là gì?

Pháp luật Singapore quy định, người nước ngoài được phép đăng ký thành lập công ty tại Singapore theo 3 hình thức sau:

• Văn phòng đại diện (Representative Office) tại Singapore
• Văn phòng chi nhánh (Branch office) ở Singapore
• Công ty trách nhiệm hữu hạn (Private Limited Company). Đây là loại hình doanh nghiệp có có tư cách pháp nhân riêng biệt. Theo sau tên của công ty thường có cụm từ “Pte Ltd” hoặc “Ltd”.

Các loại hình trên được sắp xếp theo quyền lợi và nghĩa vụ tăng dần (bao gồm nghĩa vụ nộp thuế, chịu kiểm toán hàng năm và bắt buộc phải là người Singapore đứng tên về mặt pháp lý…). Chi phí dịch vụ đối với cả 3 hình thức trên là như nhau. Tuy nhiên với hình thức thành lập công ty đầu tiên và hình thức thứ 2 thì bạn sẽ bị hạn chế các hoạt động tại Singapore.

Điều kiện thành lập công ty tại Singapore là gì?

Nếu người nước ngoài muốn thành lập công ty tại Singapore thì cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Bắt buộc công ty phải có một Giám đốc chỉ định (Nominee Director) hoặc SPR (Singapore Permanent Resident –  người cư trú tại Singapore). Nếu chủ sở hữu công ty không cư trú tại Singapore thì có thể thuê một giám đốc chỉ định cư trú tại đây.
• Giám đốc chỉ định không can thiệp vào việc kinh doanh của công ty nhưng là người chịu trách nhiệm pháp lý đối với những hoạt động của công ty. Giám đốc chỉ định sẽ thực hiện các công việc theo sự ủy thác của chủ sở hữu công ty. Vì vậy, quyền hạn và nghĩa vụ của người này sẽ liên quan trực tiếp đến công ty.
• Nếu muốn tự thực hiện các hoạt động của giám đốc thường trú tại Singapore thì bạn có thể cân nhắc đến việc sinh sống tại Singapore theo chương trình EntrePass hoặc Employment Pass. Tuy nhiên, để tăng uy tín của công ty trước đối tác khi được cung cấp giấy phép kinh doanh của công ty thì nên chọn giám đốc chỉ định là người có quốc tịch Singapore.
• Bên cạnh giám đốc chỉ định, sau khi thành lập, công ty cũng cần bổ nhiệm thiêm một thư ký là người có quốc tịch Singapore. Hiện nay, người nước ngoài có thể sử dụng dịch vụ thuê thư ký tại Singapore để tiết kiệm chi phí.
• Địa chỉ công ty tại Singapore: Địa chỉ văn phòng tại Singapore có thể là địa chỉ nhà thuê tuy nhiên phải xin phép các cơ quan quản lý nhà ở như Housing Development Board hoặc Urban Redevelopment Authority.
• Vốn điều lệ của công ty (paid-up capital):  Đây là điều kiện bắt buộc khi thành lập công ty. Theo quy định ở Singapore, vốn điều lệ tối thiểu để thành lập công ty là 1$ và không quy định mức vốn tối đa hay vốn pháp định (authorized capital).
• Việc thành lập công ty tại Singapore có thể thực hiện hoàn toàn thông qua Internet. Vì vậy, những người cùng góp vốn trong công ty không cần phải bay sang Singapore để làm thủ tục. Chỉ đến khi mở tài khoản ngân hàng thì chủ sở hữu và giám đốc công ty có thể cần có mặt tại Singapore để trao đổi với ngân hàng một cách trực tiếp về việc mở tài khoản.
• Công ty thành lập tại Singapore bởi người nước ngoài thì hoạt động quản trị chủ yếu thực hiện online và thông qua thư ký công ty. Công ty cũng không có bản in giấy phép thành lập mà sẽ có bản điện tử trên website của cơ quan đăng ký doanh nghiệp tại Singapore.

Thủ tục thành lập công ty tại Singapore như thế nào?

Thủ tục thành lập công ty tại Singapore sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như loại hình doanh nghiệp, số lượng thành viên góp vốn. Sau đây là những bước cơ bản để thành lập công ty tại Singapore:

Bước 1: Quyết định loại hình công ty sẽ thành lập tại Singapore.

Việc lựa chọn loại hình công ty hoạt động tại Singapore sao cho phù hợp sẽ rất quan trọng và góp phần quan trọng vào việc tối đa hóa lợi ích, thuế cho doanh nghiệp.

Bước 2: Đặt tên, kiểm tra và đăng ký tên cho công ty tại Singapore.

Tên là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ loại hình công ty nào. Vì vậy cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tên gọi phù hợp với các hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, tên gọi cũng ảnh hưởng đến chiến lược dài hạn cũng như hình ảnh của công ty trước khách hàng và các đối tác.

Lưu ý rằng tên công ty có thể bị từ chối phê duyệt vì nhiều lý do khác nhau, phổ biến nhất là lí do trùng tên với những công ty đã đăng ký trước hoặc tên công ty có chứa những từ ngữ nhạy cảm, bị cấm tại Singapore,… Việc lựa chọn tên công ty đúng đắng sẽ giúp rút ngắn thời gian đăng ký thành lập công ty tại Singapore.

Bước 3: Hồ sơ và tài liệu cần thiết khi thành lập công ty

Các hồ sơ, giấy tờ cần thiết cần chuẩn bị trong quá trình đăng ký thành lập công ty tại Singapore bao gồm:

• Tên công ty để ACRA (Cơ quan Quản lý doanh nghiệp và Kế toán) phê duyệt
• Mô tả ngắn gọn và đầy đủ về các hoạt động kinh doanh của công ty sắp thành lập với mã ngành tương ứng theo quy định của ACRA.
• Chỉ định ít nhất một một giám đốc thường trú của công ty tại Singapore (Nominee Director) với thẻ công dân quốc tịch Singapore và địa chỉ cụ thể.
• Công ty cần phải có ít nhất 1 cổ đông, số lượng cổ đông tối đa là 50 cổ đông
• Cung cấp chứng nhận thành lập công ty (Certificate of Incorporation) và bản điều lệ của công ty (Memorandum and Articles of Association) nếu cổ đông là công ty. Nếu cổ đông là cá nhân người nước ngoài thì cần cung cấp hộ chiếu và địa chỉ đã được xác thực.
• Địa chỉ văn phòng công ty đăng ký thành lập tại Singapore.
• Bổ nhiệm 1 thư ký công ty là người Singapore. Lưu ý giám đốc và thư ký công ty kkhông cùng 1 người.
• Đăng ký xin cấp phép đầu tư ra nước ngoài ở Singapore tại Bộ kế hoạch và Đầu tư. Thời gian xin cấp phép là khoảng 30 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ. Tổng thời gian xin cấp phép đầu tư ra nước ngoài tại Bộ kế hoạch và Đầu tư dự kiến khoảng 30 ngày làm việc, kể từ ngày nộp hồ sơ.

Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Singapore.

• Thời xang đăng ký thành lập công ty là từ 2 – 5 ngày làm việc, tùy theo loại hình công ty.
• Quy định tại Singapore không bắt buộc nhà đầu tư phải cung cấp giấy tờ chứng minh đã hoàn tất việc xin đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam. Nhưng bạn không nên vì thế mà bỏ qua bước này vì có thể bị coi là hoạt động đầu tư chui và sẽ bị xử lý vi phạm.
• Nếu gặp phải trường hợp trên, khi công ty tại Singapore có lợi nhuận hoặc trường hợp giải thể công ty thì chủ sỡ hữu sẽ không thể chuyển lợi nhuận cũng như tiền lãi về nước một cách chính thức. Trong giai đoạn thành lập công ty, chủ sở hữu cũng không thể chuyển tiền sang Singapore theo đường chuyển khoản thông thường.

Bước 5: Nhận giấy chứng nhận thành lập công ty tại Singapore

Nếu đã được xác nhận đăng ký công ty thì việc thành lập công ty tại Singapore gần như đã hoàn tất. ACRA sẽ gửi một thông báo bằng email trong đó có mã số đăng ký công ty (UEN) cùng với giấy chứng nhận thành lập công ty bản điện tử. Nếu muốn có bản cứng của tài liệu này thì có thể thông qua quá trình “Hợp pháp hóa lãnh sự”.

Bước 6: Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập thành công ty tại Singapore

Sau khi đã được cấp giấy chứng nhận thành lập công ty tại Singapore, doanh nghiệp cần hoàn tất những điều khoản sau đây:

• Công khai tài liệu chứng nhận thành lập công ty với tất cả các cổ đông của công ty.
• Công khai sổ đăng ký nêu rõ cổ phần tương ứng của mỗi cổ đông trong công ty.

Bước 7: Đăng ký mở tài khoản ngân hàng của công ty tại Singapore.

Khi mở tài khoản ngân hàng dành cho doanh nghiệp, các ngân hàng tại Singapore sẽ có các yêu cầu sau mà bạn cần lưu ý:

• Chủ tài khoản và giám đốc doanh nghiệp được yêu cầu có mặt trực tiếp tại Singapore để nói chuyện trực tiếp với ngân hàng về việc mở tài khoản cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần cung cấp hồ sơ và kí các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu từ phía ngân hàng.
• Hồ sơ và giấy tờ mà các ngân hàng thường yêu cầu bao gồm:
• Đơn xin mở tài khoản ngân hàng do ngân hàng cung cấp và hướng dẫn cụ thể.
• Giấy tờ hợp lệ của công ty thành lập tại Singapore như Giấy phép đăng kí kinh doanh và Điều lệ công ty.
• Hộ chiếu của giám đốc/chủ tài khoản ngân hàng /cổ đông.
• Proof of address của giám đốc/ chủ tài khoản ngân hàng/cổ đông.
• Tiền gửi chi phiếu (Cheque deposit)

Bước 8: Nhận giấy phép kinh doanh (Business Profile)

Một số ngành nghề nhất định tại Singapore sẽ phải đăng ký giấy phép con để kinh doanh như các ngành giáo dục, dịch vụ tài chính, dược, thực phẩm, du lịch,… Vì vậy, nếu thành lập công ty hoạt động trong các lĩnh vực nêu trên thì cần phải nộp đơn xin giấy phép kinh doanh đến cơ quan có thẩm quyền. Số lượng giấy phép sẽ tùy và từng trường hợp cụ thể.

Bước 9: Đăng ký thuế hàng hóa dịch vụ (GST)

Nếu doanh thu của công ty tại Singapore vượt quá 1 triệu SGD/ năm thì doanh nghiệp cần phải đăng ký Thuế Hàng hóa và Dịch vụ (GST) tại Cơ quan Doanh thu Nội địa Singapore (IRAS). Những công ty đăng ký GST sẽ tính thuế này cho khách hàng của mình đối với sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Sau đó, nộp số tiền nay cho cơ quan thuế IRAS tại Singapore. Nếu doanh thu dự kiến của công ty không quá 1 triệu SGD/năm thì doanh nghiệp không cần đăng ký thuế hàng hóa dịch vụ.

Các lưu ý khác khi thành lập công ty tại Singapore là gì?

• Khi đã đăng ký thành lập công ty tại Singapore thành công. Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính hàng năm theo Tiêu chuẩn Báo cáo Tài chính tại Singapore.
• Doanh thu và ước tính thu nhập chịu thuế (ECI) phải khai báo mỗi năm trong vòng 3 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính.
• Thời gian đăng ký thành lập công ty tại Singapore thông thường chỉ mất từ 2 – 5 ngày nhưng trên thực tế một số thủ tục sẽ có thể kéo dài thời gian. Ví dụ quá trình chuẩn bị hồ sơ, mở tài khoản ngân hàng, nộp phí Nhà nước,…

Chi phí đăng ký công ty tại Singapore là bao nhiêu tiền?

Chi phí thành lập công ty tại Singapore gồm 2 loại là chi phí nộp 1 lần và phí duy trì.

Phí nộp 1 lần: Bao gồm các khoản chi khi đăng ký lập công ty như: Đăng ký địa chỉ ở Singapore; thuê Giám đốc chỉ định; thuê Thư kí; tiền đặt cọc đảm bảo.

Phí duy trì: Bao gồm các chi phí để tái duy trì đối với Giám đốc chỉ định, Thư kí, Địa chỉ, Hồ sơ giấy tờ tài chính hàng năm,…

• Phí gia hạn hằng năm sẽ được tính vào ngày thành lập công ty hằng năm:
• Phí dịch vụ: 1200$
• Phí chính phủ: 1195$
• Giám đốc bản địa: 990$
  
• Tổng cộng: 3,385$

Giám đốc/cổ đông danh nghĩa: 699$/năm

Văn phòng tiện ích (nhận thư từ, công văn, cấp số điện thoại nội địa nối về số Việt Nam): 894$/6 tháng, 1632$/năm

Kế toán, Kiểm toán: tính dựa vào số lượng giao dịch.

Con dấu công ty: 299$

5. Quy trình.

• Sau khi các bên thống nhất về các bước. Khách hàng thanh toán 100% phí bao gồm phí thành lập và các dịch vụ mà KH chọn.
• Sau đó cung cấp các giấy tờ mà chính phủ yêu cầu là đủ.
• Trong thời gian nộp hồ sơ sẽ cần chữ ký của người chủ công ty cho một số giấy tờ. Toàn bộ hồ sơ, giấy xác nhận, hợp đồng sẽ được gửi qua email và ký thẳng trên email (chữ ký điện tử). Sau này các giấy tờ xác nhận sẽ được gửi trực tiếp về địa chỉ của KH.
• Thời gian mở công ty Singapore là 5-6 ngày tính từ khi KH thanh toán và cung cấp đủ giấy tờ cần thiết.
• Thời gian mở tài khoản ngân hàng là 3-4 tuần.